Nội dung bài viết

Hồ sơ đăng ký bản quyền tác giả gồm tờ khai, hai bản tác phẩm, giấy ủy quyền và tài liệu chứng minh quyền sở hữu. Xem hướng dẫn cho cá nhân, doanh nghiệp.

Đăng ký bản quyền tác giả không phải là điều kiện làm phát sinh quyền tác giả, nhưng Giấy chứng nhận là tài liệu quan trọng giúp tác giả và chủ sở hữu chứng minh quyền của mình khi phát sinh tranh chấp.

Để hạn chế hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung, người đăng ký cần xác định đúng loại hình tác phẩm, tác giả, chủ sở hữu và căn cứ hình thành quyền sở hữu.

Công Ty Luật Quốc Tế Song Thịnh hướng dẫn chi tiết hồ sơ đăng ký bản quyền tác giả dành cho cá nhân, doanh nghiệp, đồng tác giả và trường hợp thuê người khác sáng tạo tác phẩm.

1. Hồ sơ đăng ký bản quyền tác giả cơ bản

Theo quy định về đăng ký quyền tác giả, hồ sơ thông thường gồm:

Tờ khai đăng ký quyền tác giả;
Hai bản sao tác phẩm đăng ký;
Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ là người được ủy quyền;
Tài liệu chứng minh quyền nộp hồ sơ;
Văn bản đồng ý của các đồng tác giả nếu tác phẩm có đồng tác giả;
Văn bản đồng ý của các đồng chủ sở hữu nếu quyền tác giả thuộc sở hữu chung;
Giấy tờ pháp lý của tác giả;
Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu;
Tài liệu khác tùy thuộc vào quá trình hình thành tác phẩm.

Thành phần hồ sơ cụ thể sẽ khác nhau tùy trường hợp tác giả đồng thời là chủ sở hữu hay tác giả và chủ sở hữu là hai chủ thể khác nhau.

2. Tờ khai đăng ký quyền tác giả

Tờ khai phải được lập theo mẫu đang được áp dụng tại thời điểm nộp hồ sơ.

Những nội dung quan trọng trong tờ khai gồm:

Tên tác phẩm;
Loại hình tác phẩm;
Ngày hoàn thành tác phẩm;
Tình trạng công bố;
Thời gian và địa điểm công bố nếu đã công bố;
Thông tin tác giả;
Thông tin chủ sở hữu quyền tác giả;
Căn cứ phát sinh quyền sở hữu;
Nội dung tóm tắt tác phẩm;
Cam đoan về tính trung thực của hồ sơ.

Tên tác phẩm, tên tác giả và tên chủ sở hữu trên tờ khai phải thống nhất với các tài liệu còn lại.

3. Hai bản sao tác phẩm đăng ký

Người nộp hồ sơ cần chuẩn bị hai bản sao tác phẩm phù hợp với từng loại hình.

Đối với tác phẩm viết

Có thể chuẩn bị bản in của:

Bài viết;
Sách;
Giáo trình;
Kịch bản;
Tài liệu đào tạo;
Tài liệu nghiên cứu;
Nội dung quảng cáo;
Tác phẩm văn học hoặc khoa học khác.

Bản in nên có trang bìa ghi rõ tên tác phẩm, tác giả và chủ sở hữu.

Đối với logo và tác phẩm mỹ thuật ứng dụng

Hồ sơ có thể bao gồm:

Hình ảnh tổng thể của tác phẩm;
Các góc thể hiện cần thiết;
Màu sắc;
Phần mô tả tác phẩm;
Thông tin tác giả;
Thông tin chủ sở hữu;
Tệp thiết kế hoặc tài liệu thể hiện quá trình sáng tạo nếu cần.

Đối với chương trình máy tính

Tài liệu thường cần thể hiện:

Tên phần mềm;
Thông tin tác giả và chủ sở hữu;
Bản mô tả chức năng;
Giao diện chương trình;
Mã nguồn theo phạm vi cần thiết;
Tài liệu hướng dẫn sử dụng nếu có;
Thông tin về quá trình phát triển phần mềm.

Khi nộp mã nguồn, doanh nghiệp cần cân nhắc việc bảo mật thông tin và bí mật kinh doanh.

Đối với tác phẩm âm nhạc

Tài liệu có thể gồm:

Bản nhạc;
Phần lời;
Thông tin tác giả phần nhạc;
Thông tin tác giả phần lời;
Bản ghi âm hoặc tài liệu liên quan nếu cần.

Đối với video và tác phẩm điện ảnh

Hồ sơ có thể cần:

Tệp video;
Kịch bản;
Thông tin những người tham gia sáng tạo;
Tài liệu xác định chủ sở hữu;
Hợp đồng sản xuất hoặc quyết định giao việc;
Bản mô tả nội dung tác phẩm.

4. Giấy tờ pháp lý của tác giả

Tác giả là người trực tiếp sáng tạo ra tác phẩm.

Tài liệu xác định tác giả thường gồm:

Bản sao CCCD;
Bản sao hộ chiếu nếu tác giả là người nước ngoài;
Thông tin địa chỉ liên hệ;
Văn bản cam đoan về quá trình sáng tạo nếu cần;
Tài liệu chứng minh việc trực tiếp sáng tạo tác phẩm.

Nếu có nhiều người cùng sáng tạo, cần xác định đầy đủ thông tin của từng đồng tác giả.

5. Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu

Chủ sở hữu là cá nhân

Hồ sơ thường cần:

Bản sao CCCD hoặc hộ chiếu;
Địa chỉ của chủ sở hữu;
Tài liệu chứng minh căn cứ sở hữu nếu chủ sở hữu không trực tiếp sáng tạo.

Chủ sở hữu là doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần cung cấp:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu pháp lý tương ứng;
Tên và địa chỉ trụ sở;
Mã số doanh nghiệp;
Thông tin người đại diện theo pháp luật;
Tài liệu chứng minh quyền sở hữu đối với tác phẩm.

6. Hồ sơ khi tác giả đồng thời là chủ sở hữu

Xem thêm: Quy trình đăng ký bản quyền tác giả

Nếu cá nhân tự sáng tạo tác phẩm và tự đứng tên chủ sở hữu, hồ sơ thường gồm:

Tờ khai đăng ký quyền tác giả;
Hai bản sao tác phẩm;
Bản sao CCCD hoặc hộ chiếu;
Giấy cam đoan về quá trình sáng tạo nếu cần;
Giấy ủy quyền nếu thực hiện thông qua đơn vị dịch vụ;
Văn bản đồng ý của các đồng tác giả nếu có.

Đây là trường hợp tương đối đơn giản vì không phải chứng minh việc chuyển giao quyền giữa tác giả và chủ sở hữu.

7. Hồ sơ khi doanh nghiệp giao nhiệm vụ cho nhân viên sáng tạo

Nếu nhân viên sáng tạo tác phẩm theo nhiệm vụ được giao, ngoài hồ sơ cơ bản, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

Hợp đồng lao động;
Quyết định giao nhiệm vụ;
Bản mô tả công việc;
Biên bản bàn giao tác phẩm;
Văn bản xác nhận của tác giả;
Tài liệu chứng minh doanh nghiệp đầu tư chi phí;
Thỏa thuận về quyền sở hữu trí tuệ;
Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp và tác giả.

Quyết định giao nhiệm vụ cần thể hiện rõ nội dung công việc và tác phẩm phải hoàn thành.

Việc một người đang làm việc tại doanh nghiệp chưa đương nhiên chứng minh mọi tác phẩm do người đó sáng tạo đều thuộc sở hữu của doanh nghiệp.

8. Hồ sơ khi thuê người khác sáng tạo tác phẩm

Trường hợp thuê cá nhân hoặc doanh nghiệp thiết kế logo, viết phần mềm, xây dựng website, quay video hoặc sáng tạo nội dung, hồ sơ cần có:

Hợp đồng thuê sáng tạo;
Biên bản nghiệm thu;
Biên bản bàn giao;
Tài liệu thanh toán nếu cần;
Văn bản chuyển giao quyền tài sản;
Văn bản cho phép đăng ký;
Giấy tờ pháp lý của tác giả;
Giấy tờ pháp lý của bên thuê;
Hai bản sao tác phẩm;
Giấy ủy quyền.

Hợp đồng nên quy định rõ:

Người được xác định là tác giả;
Chủ thể sở hữu quyền tài sản;
Phạm vi quyền được chuyển giao;
Quyền sửa đổi tác phẩm;
Quyền khai thác thương mại;
Quyền đăng ký;
Nghĩa vụ bàn giao tệp gốc hoặc mã nguồn.

Việc bên thuê đã trả đủ tiền không có nghĩa mọi quyền tác giả tự động được chuyển giao nếu hợp đồng không quy định rõ.

9. Hồ sơ khi tác phẩm có đồng tác giả

Nếu nhiều người cùng trực tiếp sáng tạo tác phẩm, hồ sơ cần:

Thông tin của từng đồng tác giả;
Bản sao giấy tờ pháp lý của từng người;
Văn bản đồng ý của các đồng tác giả;
Thỏa thuận về phần đóng góp nếu có;
Thỏa thuận về việc khai thác tác phẩm;
Tài liệu xác định chủ sở hữu;
Chữ ký của các chủ thể theo yêu cầu.

Cần phân biệt người góp ý, hỗ trợ kỹ thuật hoặc cung cấp kinh phí với người trực tiếp thực hiện hoạt động sáng tạo.

10. Hồ sơ khi quyền tác giả thuộc sở hữu chung

Nếu quyền tác giả thuộc sở hữu của nhiều cá nhân hoặc tổ chức, hồ sơ cần bổ sung:

Văn bản đồng ý của các đồng chủ sở hữu;
Thỏa thuận xác định tỷ lệ sở hữu;
Thỏa thuận về người đại diện nộp hồ sơ;
Tài liệu chứng minh căn cứ sở hữu của từng người;
Văn bản ủy quyền nếu có.

Thông tin của các đồng chủ sở hữu phải được kê khai thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.

11. Hồ sơ khi nhận chuyển nhượng quyền tác giả

Trường hợp chủ sở hữu có quyền do nhận chuyển nhượng, cần chuẩn bị:

Hợp đồng chuyển nhượng quyền tác giả;
Biên bản bàn giao;
Tài liệu thanh toán nếu có;
Văn bản xác nhận phạm vi quyền được chuyển nhượng;
Giấy tờ pháp lý của bên chuyển nhượng;
Giấy tờ pháp lý của bên nhận chuyển nhượng;
Tài liệu về tác giả và tác phẩm;
Giấy ủy quyền.

Hợp đồng phải xác định rõ quyền nào được chuyển nhượng, phạm vi khai thác và thời điểm chuyển giao.

12. Hồ sơ khi quyền tác giả được thừa kế

Trường hợp quyền tác giả được xác lập thông qua thừa kế, hồ sơ có thể cần:

Giấy chứng tử của tác giả hoặc chủ sở hữu;
Di chúc;
Văn bản khai nhận di sản;
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản;
Tài liệu chứng minh quan hệ thừa kế;
Tài liệu về tác phẩm;
Giấy tờ pháp lý của người thừa kế;
Văn bản ủy quyền nếu có.

Hồ sơ phải thể hiện được quá trình chuyển quyền từ chủ sở hữu trước đây sang người đăng ký.

13. Hồ sơ đăng ký bản quyền logo

Hồ sơ đăng ký bản quyền logo thường gồm:

Tờ khai đăng ký;
Hai bản in logo;
Bản mô tả logo;
CCCD của tác giả;
Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu;
Quyết định giao việc hoặc hợp đồng thuê thiết kế;
Văn bản chuyển giao quyền;
Giấy ủy quyền;
Văn bản đồng ý của đồng tác giả hoặc đồng chủ sở hữu nếu có.

Logo thường được xem xét dưới loại hình tác phẩm mỹ thuật ứng dụng nếu đáp ứng điều kiện bảo hộ.

Doanh nghiệp nên cân nhắc đăng ký đồng thời:

Quyền tác giả để bảo hộ hình thức sáng tạo của logo;
Nhãn hiệu để bảo hộ dấu hiệu phân biệt hàng hóa, dịch vụ.

14. Hồ sơ đăng ký bản quyền linh vật

Đối với linh vật hoặc nhân vật thương hiệu, hồ sơ nên thể hiện đầy đủ:

Hình ảnh chính diện;
Hình ảnh góc nghiêng;
Hình ảnh phía sau;
Trang phục;
Màu sắc;
Phụ kiện;
Đặc điểm nhận diện;
Các biểu cảm đặc trưng;
Bản mô tả quá trình sáng tạo;
Tệp thiết kế gốc;
Hợp đồng thuê thiết kế hoặc quyết định giao việc;
Văn bản chuyển giao quyền.

Đối với linh vật “Trạng Sư Âu Huê”, nên xác định rõ quyền đối với hình dáng nhân vật, trang phục, nón, cây quạt, màu sắc và các phiên bản sử dụng trong video, hình ảnh hoặc sản phẩm truyền thông.

15. Hồ sơ có cần công chứng hoặc chứng thực không?

Việc công chứng, chứng thực phụ thuộc vào loại tài liệu và yêu cầu áp dụng tại thời điểm nộp hồ sơ.

Người đăng ký nên chuẩn bị:

Bản sao rõ ràng;
Thông tin thống nhất;
Chữ ký đầy đủ;
Bản dịch tiếng Việt đối với tài liệu bằng tiếng nước ngoài;
Tài liệu chứng thực hoặc hợp pháp hóa khi thuộc trường hợp bắt buộc.

Không nên tự ý tẩy xóa hoặc chỉnh sửa giấy tờ sau khi ký.

16. Hồ sơ bằng tiếng nước ngoài xử lý thế nào?

Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thường cần được dịch sang tiếng Việt theo yêu cầu.

Tùy trường hợp, hồ sơ có thể phát sinh:

Dịch thuật;
Chứng thực chữ ký người dịch;
Công chứng bản dịch;
Hợp pháp hóa lãnh sự;
Xác nhận lãnh sự;
Giấy ủy quyền từ nước ngoài.

Đối với tác giả hoặc chủ sở hữu nước ngoài, nên kiểm tra hồ sơ trước khi gửi bản gốc về Việt Nam để tránh phải ký lại nhiều lần.

17. Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung vì:

Ghi sai loại hình tác phẩm;
Tên tác phẩm không thống nhất;
Không xác định rõ tác giả;
Nhầm lẫn tác giả với chủ sở hữu;
Thiếu quyết định giao việc;
Hợp đồng thuê thiết kế không quy định chuyển giao quyền;
Thiếu văn bản đồng ý của đồng tác giả;
Thiếu văn bản đồng ý của đồng chủ sở hữu;
Hai bản tác phẩm không giống nhau;
Thiếu chữ ký;
Tài liệu pháp lý đã thay đổi nhưng chưa cập nhật;
Không chứng minh được nguồn gốc tác phẩm;
Tác phẩm có sử dụng nội dung của người khác;
Tài liệu nước ngoài chưa được dịch hoặc xử lý phù hợp.

18. Cách chuẩn bị hồ sơ hạn chế bị bổ sung

Trước khi nộp hồ sơ, người đăng ký nên thực hiện:

Xác định đúng loại hình tác phẩm;
Xác định người trực tiếp sáng tạo;
Xác định chủ sở hữu quyền tài sản;
Kiểm tra hợp đồng và quyết định giao việc;
Thống nhất tên tác phẩm trên tất cả tài liệu;
Kiểm tra chữ ký của các chủ thể;
Chuẩn bị tác phẩm đúng hình thức;
Xác định tình trạng đã công bố hay chưa;
Kiểm tra tài liệu nước ngoài;
Lưu giữ tệp gốc và chứng cứ về quá trình sáng tạo.

19. Nộp hồ sơ đăng ký bản quyền tác giả ở đâu?

Hồ sơ được nộp đến cơ quan có thẩm quyền quản lý và cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả bằng phương thức phù hợp tại thời điểm thực hiện.

Người nộp hồ sơ có thể lựa chọn phương thức được chấp nhận, như:

Nộp trực tiếp;
Gửi qua dịch vụ bưu chính;
Thực hiện trực tuyến nếu thủ tục tương ứng được cung cấp;
Nộp thông qua người được ủy quyền.

Các quy định chi tiết về đăng ký quyền tác giả hiện được hướng dẫn tại Nghị định 17/2023/NĐ-CP.

20. Thời gian giải quyết hồ sơ

Theo quy định, thời hạn xem xét cấp Giấy chứng nhận là 15 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ hợp lệ.

Thời gian thực tế có thể kéo dài nếu:

Hồ sơ chưa đầy đủ;
Phải sửa đổi, bổ sung;
Cần làm rõ tác giả hoặc chủ sở hữu;
Tác phẩm được xác định chưa đúng loại hình;
Có nội dung cần giải trình;
Tài liệu nước ngoài chưa hợp lệ.

Vì vậy, mốc thời gian phải được tính từ ngày hồ sơ được xác định là hợp lệ, không nhất thiết tính từ ngày gửi hồ sơ lần đầu.

21. Dịch vụ chuẩn bị hồ sơ của Luật Song Thịnh

Công Ty Luật Quốc Tế Song Thịnh hỗ trợ khách hàng:

Xác định loại hình tác phẩm;
Phân biệt tác giả và chủ sở hữu;
Kiểm tra căn cứ hình thành quyền;
Cung cấp danh mục hồ sơ;
Soạn tờ khai đăng ký;
Soạn giấy ủy quyền;
Soạn quyết định giao việc;
Rà soát hợp đồng thuê sáng tạo;
Tư vấn văn bản chuyển giao quyền;
Đại diện nộp hồ sơ;
Theo dõi và phản hồi yêu cầu bổ sung;
Nhận và bàn giao Giấy chứng nhận.

Khách hàng chỉ cần cung cấp tác phẩm, thông tin tác giả, thông tin chủ sở hữu và tài liệu về quá trình sáng tạo. Luật sư sẽ kiểm tra và hướng dẫn hoàn thiện phần còn lại.

Câu hỏi thường gặp

Đăng ký bản quyền có bắt buộc phải thuê luật sư không?

Không. Tác giả hoặc chủ sở hữu có thể tự thực hiện. Tuy nhiên, luật sư có thể hỗ trợ xác định đúng chủ thể, loại hình tác phẩm và căn cứ sở hữu.

Có cần nộp bản gốc tác phẩm không?

Người đăng ký cần nộp bản sao tác phẩm theo yêu cầu của từng loại hình. Cần giữ lại bản gốc và tài liệu thể hiện quá trình sáng tạo để sử dụng khi cần.

Tác phẩm đã đăng lên mạng có đăng ký được không?

Có thể, nếu người nộp hồ sơ là tác giả hoặc chủ sở hữu hợp pháp và chuẩn bị được tài liệu phù hợp.

Một tác phẩm có thể đứng tên nhiều tác giả không?

Có. Hồ sơ phải ghi đầy đủ đồng tác giả và kèm văn bản đồng ý theo quy định.

Công ty thuê người thiết kế logo thì ai đứng tên?

Người trực tiếp sáng tạo thường được xác định là tác giả. Công ty có thể đứng tên chủ sở hữu nếu có hợp đồng hoặc tài liệu xác lập quyền phù hợp.

Đăng ký bản quyền logo có cần đăng ký nhãn hiệu nữa không?

Nên cân nhắc đăng ký nhãn hiệu nếu logo được dùng để phân biệt sản phẩm hoặc dịch vụ. Hai thủ tục có đối tượng và phạm vi bảo hộ khác nhau.

Liên hệ tư vấn hồ sơ đăng ký bản quyền

Quý khách cần đăng ký bản quyền logo, phần mềm, website, bài viết, video, hình ảnh, linh vật hoặc tác phẩm khác, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY LUẬT QUỐC TẾ SONG THỊNH
Hotline: 0945 076 879
Website: www.luatsongthinh.com

Luật sư Đất đai - Doanh nghiệp - Sở hữu trí tuệ -Thuế

CÔNG TY LUẬT SONG THỊNH