Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử có cần dấu đỏ không? Có được sao y, sử dụng tại ngân hàng và cơ quan nhà nước không? Luật sư Song Thịnh phân tích quy định mới nhất.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử có cần dấu đỏ không?
Nhiều doanh nghiệp khi thành lập mới tại TP.HCM khá bất ngờ khi không còn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản giấy có dấu đỏ, mà chỉ nhận được bản điện tử có chữ ký số của cơ quan đăng ký kinh doanh.
Không ít người lo lắng:
- Bản điện tử có giá trị pháp lý không?
- Có được sao y chứng thực không?
- Ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước có chấp nhận không?
- Nếu bị từ chối thì doanh nghiệp phải làm gì?
Đây là những câu hỏi mà Công Ty Luật Quốc Tế Song Thịnh nhận được rất nhiều trong thời gian gần đây.
Vì sao không còn cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản giấy?
Đây là chủ trương chuyển đổi số của Chính phủ nhằm giảm hồ sơ giấy, tăng tốc độ giải quyết thủ tục hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử.
Theo Thông báo số 10441/TB-STC ngày 24/10/2025 của Sở Tài chính TP.HCM, kể từ ngày 25/10/2025, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả kết quả thủ tục hành chính bằng bản điện tử đối với lĩnh vực thành lập và hoạt động doanh nghiệp.
Đáng chú ý, Thông báo nêu rõ:
“Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính có giá trị pháp lý như kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng văn bản giấy.”
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không còn được cấp bản giấy có dấu đỏ, nhưng quyền và giá trị pháp lý của giấy chứng nhận vẫn được bảo đảm đầy đủ.
Căn cứ pháp lý
Việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử được thực hiện trên cơ sở:
- Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;
- Thông tư số 01/2023/TT-VPCP quy định về số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính;
- Thông báo số 10441/TB-STC ngày 24/10/2025 của Sở Tài chính TP.HCM về triển khai ký số kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử có giá trị pháp lý không?
Câu trả lời là CÓ.
Bản điện tử được cấp bởi cơ quan đăng ký kinh doanh có:
- Chữ ký số của cơ quan nhà nước;
- Mã QR để xác thực;
- Mã xác minh điện tử.
Do đó, giá trị pháp lý tương đương bản giấy.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng để:
- Thành lập tài khoản ngân hàng;
- Thực hiện thủ tục thuế;
- Xin giấy phép con;
- Đăng ký hóa đơn điện tử;
- Làm thủ tục hải quan;
- Tham gia đấu thầu;
- Giao dịch với cơ quan nhà nước;
- Giao kết hợp đồng với đối tác.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử có sao y được không?
Có.
Doanh nghiệp có thể:
Cách 1: In bản điện tử để chứng thực
In Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử và mang đến:
- UBND cấp xã;
- Phòng Tư pháp (nếu thuộc thẩm quyền);
- Tổ chức hành nghề công chứng (trong phạm vi pháp luật cho phép chứng thực bản sao).
Cơ quan chứng thực sẽ kiểm tra:
- Mã QR;
- Chữ ký số;
- Mã xác thực.
Sau đó thực hiện chứng thực bản sao theo quy định.
Cách 2: Nộp trực tiếp bản điện tử
Hiện nay rất nhiều cơ quan chỉ yêu cầu:
- File PDF;
- Hoặc bản in có mã QR.
Cơ quan tiếp nhận sẽ tự xác minh trên hệ thống điện tử.
Nếu ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước không chấp nhận thì phải làm sao?
Trên thực tế, vẫn còn một số đơn vị quen với hồ sơ giấy nên yêu cầu:
“Phải có bản dấu đỏ.”
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên:
- Đề nghị đơn vị tiếp nhận kiểm tra mã QR hoặc chữ ký số;
- Xuất trình căn cứ pháp lý về giá trị của kết quả điện tử;
- Đề nghị cơ quan từ chối trả lời bằng văn bản nếu không chấp nhận.
Nếu việc từ chối không có căn cứ pháp luật, doanh nghiệp có quyền:
- Yêu cầu giải thích;
- Kiến nghị đến người đứng đầu cơ quan;
- Khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Những lưu ý khi sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử
Để tránh phát sinh khó khăn trong quá trình giao dịch, doanh nghiệp nên:
- Lưu file PDF gốc do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp.
- In sẵn một số bản để sử dụng khi cần.
- Không chỉnh sửa nội dung hoặc cắt mất mã QR.
- Khi gửi cho đối tác nên gửi kèm file điện tử để họ kiểm tra tính xác thực.
- Hướng dẫn đối tác quét mã QR nếu họ chưa quen với hình thức giấy tờ điện tử.
Luật sư khuyến nghị
Việc chuyển sang sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử là xu hướng tất yếu trong cải cách hành chính và chuyển đổi số.
Doanh nghiệp không nên quá lo lắng khi không còn nhận bản giấy có dấu đỏ, bởi giá trị pháp lý của bản điện tử đã được pháp luật bảo đảm.
Trong trường hợp ngân hàng, đối tác hoặc cơ quan nhà nước từ chối tiếp nhận vì lý do “không có dấu đỏ”, doanh nghiệp nên yêu cầu họ viện dẫn căn cứ pháp luật cụ thể và có thể nhờ luật sư hỗ trợ bảo vệ quyền lợi nếu cần thiết.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử có phải bản gốc không?
Có. Đây là kết quả giải quyết thủ tục hành chính do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp bằng hình thức điện tử và có giá trị pháp lý như bản giấy.
2. Có còn được xin cấp bản giấy có dấu đỏ không?
Theo chủ trương hiện nay tại TP.HCM, kết quả được trả bằng bản điện tử. Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc cơ quan có thẩm quyền thay đổi phương thức trả kết quả.
3. Có được sao y chứng thực không?
Có. Bản điện tử có thể được in ra và thực hiện chứng thực theo quy định nếu đáp ứng điều kiện pháp luật.
4. Ngân hàng không nhận bản điện tử thì phải làm gì?
Doanh nghiệp nên đề nghị ngân hàng kiểm tra mã QR, chữ ký số và viện dẫn căn cứ pháp lý về giá trị của kết quả điện tử. Nếu việc từ chối không có căn cứ, doanh nghiệp có thể yêu cầu trả lời bằng văn bản hoặc thực hiện quyền khiếu nại.
Công Ty Luật Quốc Tế Song Thịnh – Đồng hành cùng doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn khi:
- Thành lập doanh nghiệp;
- Thay đổi đăng ký kinh doanh;
- Xin giấy phép con;
- Cơ quan hoặc ngân hàng từ chối tiếp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điện tử;
- Cần luật sư tư vấn và bảo vệ quyền lợi trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.
Công Ty Luật Quốc Tế Song Thịnh sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng, đúng quy định pháp luật và đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi giai đoạn hoạt động.
