Quy trình đăng ký bản quyền tác giả gồm xác định loại hình, chuẩn bị hồ sơ, nộp đơn, theo dõi và nhận Giấy chứng nhận. Xem hướng dẫn chi tiết.

Đăng ký bản quyền tác giả là thủ tục giúp tác giả, cá nhân và doanh nghiệp có thêm căn cứ pháp lý chứng minh quyền đối với tác phẩm do mình sáng tạo hoặc sở hữu. Để hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi, người đăng ký cần xác định đúng loại hình tác phẩm, đúng tác giả, đúng chủ sở hữu và chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh căn cứ phát sinh quyền.

Bài viết dưới đây của Công Ty Luật Quốc Tế Song Thịnh hướng dẫn chi tiết quy trình đăng ký bản quyền tác giả, từ bước tiếp nhận tác phẩm đến khi nhận Giấy chứng nhận.

1. Đăng ký bản quyền tác giả là gì?

Đăng ký bản quyền tác giả là việc tác giả hoặc chủ sở hữu quyền tác giả nộp hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để được xem xét cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả.

Giấy chứng nhận ghi nhận những thông tin cơ bản như:

• Tên tác phẩm;
• Loại hình tác phẩm;
• Thông tin tác giả;
• Thông tin chủ sở hữu quyền tác giả;
• Ngày hoàn thành tác phẩm;
• Tình trạng công bố tác phẩm.

Theo quy định của pháp luật sở hữu trí tuệ, quyền tác giả phát sinh kể từ khi tác phẩm được sáng tạo và thể hiện dưới một hình thức vật chất nhất định, không phụ thuộc vào việc tác phẩm đã đăng ký hay chưa.

Vì vậy, đăng ký bản quyền không phải điều kiện làm phát sinh quyền tác giả. Tuy nhiên, Giấy chứng nhận là tài liệu có giá trị quan trọng khi chứng minh quyền sở hữu, chuyển giao quyền hoặc xử lý hành vi xâm phạm.

2. Có bắt buộc phải đăng ký bản quyền tác giả không?

Đăng ký quyền tác giả không phải là thủ tục bắt buộc.

Tuy nhiên, tổ chức hoặc cá nhân đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả về nguyên tắc không phải chứng minh quyền tác giả thuộc về mình khi xảy ra tranh chấp, trừ trường hợp có chứng cứ ngược lại.

Việc đăng ký mang lại nhiều lợi ích:

• Ghi nhận thông tin tác giả và chủ sở hữu;
• Hỗ trợ chứng minh thời điểm tồn tại của tác phẩm;
• Tạo thuận lợi khi xử lý hành vi sao chép;
• Hỗ trợ chuyển nhượng hoặc cấp phép sử dụng;
• Xác định tài sản trí tuệ của doanh nghiệp;
• Hạn chế tranh chấp giữa doanh nghiệp và người sáng tạo;
• Tăng giá trị thương mại của tác phẩm.

3. Đối tượng nào có thể đăng ký bản quyền?

Quy trình đăng ký bản quyền có thể được áp dụng đối với nhiều loại hình tác phẩm, bao gồm:

• Tác phẩm văn học;
• Sách, giáo trình và tài liệu;
• Bài viết, bài giảng và bài phát biểu;
• Tác phẩm báo chí;
• Tác phẩm âm nhạc;
• Tác phẩm sân khấu;
• Tác phẩm điện ảnh và video;
• Tác phẩm nhiếp ảnh;
• Tác phẩm mỹ thuật;
• Tác phẩm mỹ thuật ứng dụng;
• Logo và bộ nhận diện thương hiệu;
• Tác phẩm kiến trúc;
• Bản đồ, sơ đồ và bản vẽ;
• Chương trình máy tính;
• Ứng dụng điện thoại;
• Sưu tập dữ liệu;
• Linh vật và nhân vật thương hiệu.

Mỗi loại hình tác phẩm có cách chuẩn bị bản sao và tài liệu mô tả khác nhau. Vì vậy, xác định đúng loại hình là bước quan trọng trước khi lập hồ sơ.

4. Ai có quyền nộp hồ sơ đăng ký?

Người có quyền nộp hồ sơ có thể là:

• Tác giả trực tiếp sáng tạo tác phẩm;
• Đồng tác giả;
• Chủ sở hữu quyền tác giả;
• Cá nhân hoặc doanh nghiệp giao nhiệm vụ sáng tạo;
• Cá nhân hoặc tổ chức thuê sáng tạo;
• Người nhận chuyển nhượng quyền tác giả;
• Người thừa kế quyền tác giả;
• Người được ủy quyền thực hiện thủ tục.

Cần phân biệt tác giả và chủ sở hữu quyền tác giả:

Tác giả và chủ sở hữu có thể là cùng một người hoặc là các chủ thể khác nhau.

5. Quy trình đăng ký bản quyền tác giả

Bước 1: Tiếp nhận tác phẩm và yêu cầu đăng ký

Người đăng ký cần cung cấp:

• Tác phẩm cần đăng ký;
• Tên tác phẩm;
• Thời điểm hoàn thành;
• Tình trạng đã công bố hoặc chưa công bố;
• Thông tin người trực tiếp sáng tạo;
• Thông tin chủ sở hữu;
• Tài liệu liên quan đến quá trình hình thành tác phẩm;
• Yêu cầu về phạm vi sử dụng và khai thác tác phẩm.

Luật sư sẽ kiểm tra sơ bộ để xác định tác phẩm có thuộc đối tượng được bảo hộ quyền tác giả hay không.

Bước 2: Xác định loại hình tác phẩm

Việc xác định đúng loại hình ảnh hưởng trực tiếp đến nội dung tờ khai, hình thức trình bày tác phẩm và mức phí nhà nước.

Ví dụ:

Nếu xác định sai loại hình, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi hoặc giải trình.

Bước 3: Xác định tác giả và chủ sở hữu

Đây là bước thường phát sinh nhiều vấn đề nhất trong thực tế.

Luật sư cần kiểm tra:

• Ai là người trực tiếp sáng tạo?
• Tác phẩm được sáng tạo độc lập hay theo nhiệm vụ?
• Doanh nghiệp có giao việc cho nhân viên không?
• Tác phẩm có được thuê bên ngoài thiết kế không?
• Hợp đồng có quy định chuyển giao quyền không?
• Có nhiều tác giả hoặc chủ sở hữu không?
• Quyền có được chuyển nhượng hoặc thừa kế không?

Trường hợp nhân viên sáng tạo

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Hợp đồng lao động;
• Quyết định giao nhiệm vụ;
• Bản mô tả công việc;
• Biên bản bàn giao;
• Thỏa thuận về quyền sở hữu trí tuệ.

Trường hợp thuê người khác sáng tạo

Cần kiểm tra:

• Hợp đồng thuê sáng tạo;
• Biên bản nghiệm thu;
• Văn bản chuyển giao quyền;
• Quyền đăng ký;
• Quyền sửa đổi tác phẩm;
• Nghĩa vụ bàn giao tệp gốc hoặc mã nguồn.

Việc đã trả đầy đủ tiền thiết kế không đương nhiên đồng nghĩa với việc bên thuê được chuyển giao toàn bộ quyền tác giả nếu hợp đồng không quy định rõ.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ đăng ký quyền tác giả thông thường gồm:

• Tờ khai đăng ký quyền tác giả;
• Hai bản sao tác phẩm;
• Giấy ủy quyền nếu nộp thông qua người được ủy quyền;
• Tài liệu chứng minh quyền nộp hồ sơ;
• Giấy tờ pháp lý của tác giả;
• Giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu;
• Văn bản đồng ý của các đồng tác giả nếu có;
• Văn bản đồng ý của các đồng chủ sở hữu nếu có;
• Quyết định giao việc;
• Hợp đồng thuê sáng tạo;
• Hợp đồng chuyển nhượng;
• Tài liệu thừa kế;
• Các giấy tờ liên quan khác.

Thành phần hồ sơ cụ thể được xác định theo từng tác phẩm và căn cứ hình thành quyền sở hữu.

Bước 5: Hoàn thiện bản sao tác phẩm

Tác phẩm nộp kèm phải được trình bày rõ ràng và thống nhất với nội dung trong tờ khai.

Đối với tác phẩm viết

Bản in nên có:

• Trang bìa;
• Tên tác phẩm;
• Tên tác giả;
• Tên chủ sở hữu;
• Nội dung đầy đủ của tác phẩm.

Đối với logo hoặc mỹ thuật ứng dụng

Nên thể hiện:

• Hình ảnh tổng thể;
• Màu sắc;
• Bố cục;
• Các chi tiết sáng tạo;
• Bản mô tả tác phẩm.

Đối với chương trình máy tính

Hồ sơ có thể cần:

• Bản mô tả chức năng;
• Giao diện phần mềm;
• Mã nguồn;
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng;
• Thông tin về tác giả và chủ sở hữu.

Đối với tác phẩm âm nhạc

Có thể chuẩn bị:

• Bản nhạc;
• Phần lời;
• Thông tin tác giả phần nhạc và phần lời;
• Tài liệu liên quan đến quá trình sáng tác.

Bước 6: Ký hồ sơ và giấy ủy quyền

Tác giả, chủ sở hữu và các chủ thể có liên quan phải kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký.

Cần bảo đảm:

• Tên tác phẩm được ghi thống nhất;
• Họ tên tác giả chính xác;
• Thông tin chủ sở hữu đúng giấy tờ pháp lý;
• Có đầy đủ chữ ký;
• Có văn bản đồng ý của đồng tác giả;
• Có văn bản đồng ý của đồng chủ sở hữu;
• Giấy ủy quyền đúng phạm vi công việc.

Không nên tẩy xóa hoặc tự ý chỉnh sửa tài liệu sau khi đã ký.

Bước 7: Nộp hồ sơ đăng ký

Hồ sơ được nộp đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền bằng phương thức phù hợp tại thời điểm thực hiện.

Người đăng ký có thể lựa chọn:

• Nộp trực tiếp;
• Gửi qua dịch vụ bưu chính;
• Thực hiện trực tuyến nếu thủ tục được cung cấp;
• Nộp thông qua người được ủy quyền.

Sau khi nộp, cần lưu giữ:

• Mã hồ sơ;
• Biên nhận;
• Chứng từ nộp phí;
• Bản sao hồ sơ đã nộp;
• Tài liệu chuyển phát nếu gửi qua bưu chính.

Bước 8: Theo dõi quá trình xử lý

Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra:

• Thành phần hồ sơ;
• Loại hình tác phẩm;
• Thông tin tác giả;
• Thông tin chủ sở hữu;
• Căn cứ phát sinh quyền;
• Tính thống nhất của các tài liệu;
• Hình thức thể hiện tác phẩm.

Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc chưa rõ, người nộp có thể được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc giải trình.

Nội dung phản hồi phải được thực hiện đúng yêu cầu và đúng thời hạn.

Bước 9: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả

Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả.

Sau khi nhận kết quả, cần kiểm tra:

• Tên tác phẩm;
• Loại hình tác phẩm;
• Họ tên tác giả;
• Tên chủ sở hữu;
• Số Giấy chứng nhận;
• Ngày cấp;
• Các thông tin liên quan khác.

Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, cần thực hiện thủ tục điều chỉnh theo quy định.

6. Thời gian đăng ký bản quyền tác giả

Theo quy định, thời hạn xem xét cấp Giấy chứng nhận là 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Cần lưu ý rằng thời hạn này được tính từ thời điểm hồ sơ hợp lệ, không nhất thiết tính từ ngày gửi hồ sơ lần đầu.

Thời gian thực tế có thể kéo dài nếu:

• Hồ sơ thiếu tài liệu;
• Tờ khai chưa chính xác;
• Xác định sai loại hình tác phẩm;
• Chưa chứng minh được quyền sở hữu;
• Thiếu văn bản của đồng tác giả;
• Tài liệu nước ngoài chưa được xử lý phù hợp;
• Cơ quan tiếp nhận yêu cầu giải trình.

Quy định chi tiết về quyền tác giả và thủ tục đăng ký được hướng dẫn tại Nghị định 17/2023/NĐ-CP.

7. Chi phí đăng ký bản quyền tác giả

Chi phí thực hiện thường gồm:

• Phí nhà nước;
• Phí dịch vụ luật sư;
• Chi phí in ấn và sao chụp;
• Chi phí dịch thuật;
• Chi phí công chứng hoặc chứng thực;
• Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự nếu có;
• Chi phí chuyển phát;
• Chi phí xử lý tài liệu phát sinh.

Mức phí nhà nước phụ thuộc vào loại hình tác phẩm.

Theo Thông tư 211/2016/TT-BTC, mức phí được phân theo các nhóm tác phẩm.

Mức phí cần được kiểm tra lại theo văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ.

8. Những lỗi khiến quy trình đăng ký bị kéo dài

Một số lỗi thường gặp gồm:

• Nhầm lẫn giữa tác giả và chủ sở hữu;
• Xác định sai loại hình tác phẩm;
• Tên tác phẩm không thống nhất;
• Thiếu quyết định giao việc;
• Hợp đồng thuê thiết kế không quy định chuyển giao quyền;
• Thiếu văn bản đồng ý của đồng tác giả;
• Thiếu văn bản đồng ý của đồng chủ sở hữu;
• Bản sao tác phẩm không đúng nội dung kê khai;
• Thiếu chữ ký;
• Tác phẩm có sử dụng nội dung của người khác;
• Không chứng minh được nguồn gốc tác phẩm;
• Tài liệu nước ngoài chưa được dịch hoặc chứng nhận phù hợp.

9. Có thể tự đăng ký bản quyền được không?

Tác giả hoặc chủ sở hữu có thể tự chuẩn bị và nộp hồ sơ.

Tuy nhiên, nên sử dụng luật sư trong những trường hợp:

• Tác giả và chủ sở hữu là hai chủ thể khác nhau;
• Tác phẩm do nhân viên sáng tạo;
• Tác phẩm được thuê bên ngoài thực hiện;
• Có nhiều đồng tác giả;
• Có nhiều đồng chủ sở hữu;
• Quyền tác giả được chuyển nhượng;
• Quyền tác giả được thừa kế;
• Tác giả hoặc chủ sở hữu là người nước ngoài;
• Tác phẩm là phần mềm, logo, linh vật hoặc sản phẩm có giá trị thương mại lớn.

10. Quy trình dịch vụ tại Luật Song Thịnh

Công Ty Luật Quốc Tế Song Thịnh thực hiện dịch vụ theo các bước:

1. Tiếp nhận tác phẩm;
2. Kiểm tra khả năng đăng ký;
3. Xác định loại hình tác phẩm;
4. Xác định tác giả và chủ sở hữu;
5. Tư vấn tài liệu cần chuẩn bị;
6. Soạn tờ khai và giấy ủy quyền;
7. Rà soát căn cứ sở hữu;
8. Đại diện nộp hồ sơ;
9. Theo dõi quá trình xử lý;
10. Phản hồi yêu cầu bổ sung;
11. Nhận và bàn giao Giấy chứng nhận;
12. Tư vấn khai thác và bảo vệ quyền tác giả.

11. Câu hỏi thường gặp

Tác phẩm chưa công bố có đăng ký được không?

Có. Tác phẩm chưa công bố vẫn có thể đăng ký nếu đã được sáng tạo và thể hiện dưới một hình thức vật chất nhất định.

Tác phẩm đã đăng trên mạng có đăng ký được không?

Có thể. Người nộp hồ sơ cần chứng minh mình là tác giả hoặc chủ sở hữu hợp pháp.

Một tác phẩm có nhiều tác giả được không?

Có. Hồ sơ cần ghi nhận đầy đủ đồng tác giả và kèm văn bản đồng ý theo yêu cầu.

Doanh nghiệp có thể đứng tên chủ sở hữu không?

Có, nếu doanh nghiệp có căn cứ xác lập quyền, chẳng hạn giao nhiệm vụ, thuê sáng tạo hoặc nhận chuyển nhượng.

Đăng ký bản quyền logo có thay thế đăng ký nhãn hiệu không?

Không. Bản quyền bảo hộ hình thức sáng tạo của logo, còn nhãn hiệu bảo hộ dấu hiệu dùng để phân biệt sản phẩm, dịch vụ. Doanh nghiệp nên cân nhắc thực hiện cả hai thủ tục.

Giấy chứng nhận có bảo hộ ý tưởng không?

Không. Quyền tác giả bảo hộ hình thức thể hiện sáng tạo, không bảo hộ ý tưởng chưa được thể hiện thành tác phẩm cụ thể.

Liên hệ dịch vụ đăng ký bản quyền tác giả

• Dịch vụ đăng ký bản quyền tác giả
• Dịch vụ đăng ký nhãn hiệu

Quý khách cần đăng ký bản quyền logo, phần mềm, website, bài viết, video, hình ảnh, âm nhạc, linh vật hoặc tác phẩm khác, vui lòng liên hệ:

CÔNG TY LUẬT QUỐC TẾ SONG THỊNH
Hotline: 0945 076 879
Website: www.luatsongthinh.com